К неприятным визитам надо готовиться заранее

Первая встреча фирмы с контролерами происходит неожиданно. Причем часто со стороны компании выступает не администрация, а рядовые сотрудники, которые, как правило, к визиту не подготовлены. Затем следуют штрафы и судебные разбирательства. В любом случае в результате всегда страдает фирма. Как избежать типичных ошибок – обсуждалось на семинаре.

Кто стучится?

Прежде всего фирмы должны знать, кто может прийти к ним с проверкой и какими правами обладают проверяющие. Всех контролеров генеральный директор «Стоматология Аудит», член Российской коллегии аудиторов, ведущий семинара Константин Николаев условно разделил на три большие группы. Во-первых, это представители налоговых инспекций. Их права и обязанности зафиксированы в Налоговом кодексе.

Во-вторых, милиция. Все права и обязанности стражей порядка записаны в статьях 10–11 закона «О милиции», а также статьях 6 и 8 закона об «Оперативно-розыскной деятельности». Причем раньше в компанию мог прийти любой милиционер и, показав удостоверение, провести проверку. Сейчас же страж порядка обязан иметь при себе постановление за подписью руководителя отдела или его зама о проведении контрольных мероприятий. Такие поправки были внесены в Закон «О милиции» в конце 2003 года.

В третью группу входят все остальные проверяющие (пожарные, торговые, медицинские, трудовые и другие инспекторы). Их контролирующая деятельность регламентируется Законом от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)».

Когда ждать визита из налоговой

Особое внимание компаниям следует уделять налоговым проверкам, поскольку они вызывают наибольшие денежные потери. Константин Николаев выделил несколько основных причин внеплановых и регулярных проверок. В первую «группу риска» можно включить фирмы, в отношении которых контролеры проводят встречные проверки по разным основаниям.

Вторую группу составляют компании, которые по каким-либо показателям сильно отклоняются от усредненных данных. К ним относятся фирмы, входящие в отрасли высокоприбыльного бизнеса (нефтяные компании, лесозаготавливающие и лесоперерабатывающие, золотодобывающие и другие). А также фирмы розничной торговли, оказывающие бытовые, медицинские услуги и услуги общественного питания за наличный расчет.

Сюда можно отнести и предприятия, нарушившие сроки подачи любых отчетных документов, а также сроки уплаты налогов и других платежей в бюджет. Компания, которая убыточна после первых двух лет деятельности, тоже становится объектом внеплановых проверок со стороны налоговой службы.

Если различные контролирующие учреждения (пожарная служба, инспекция труда, санэпиднадзор, медицинская, торговая и другие инспекции) регулярно выносят постановления об административных нарушениях, то компания непременно вызовет интерес со стороны налоговой инспекции.

Крупные денежные обороты, в том числе наличные, претензии к собственникам предприятия, использование различных схем ухода от налогов – вот далеко не весь список причин, по которым на фирму могут прийти налоговики с внеплановой проверкой.

Трудовые проблемы

Многие работодатели не придают значения угрозе проверок со стороны инспекций труда. А зря. Трудовому инспектору достаточно дважды найти аналогичные нарушения на одном предприятии, чтобы через суд на три года запретить представителю администрации занимать руководящие посты в любых компаниях.

Кстати, дисквалифицировать инспекторы могут не только руководителя компании, но и его заместителя, главного бухгалтера и начальника подразделения.

Чтобы избежать такой перспективы, руководство компании должно привести все трудовые документы на предприятии в порядок. Безусловно, основной документ, который спрашивают контролеры, – это трудовой договор на каждого работника. Помимо него компания должна предъявить правила внутреннего трудового распорядка. В Трудовом кодексе написаны все требования, которые обычно содержатся в этой бумаге. Здесь администрация фиксирует, когда начинается и оканчивается трудовой день, в какое время проходит обед.

Если в трудовом договоре указаны не все трудовые обязанности работника, то инспектор попросит компанию предъявить должностные инструкции на сотрудников. И хотя должностные инструкции не обязательны, но инспекторы, как правило, их требуют. Причем на них должны стоять подписи работников, свидетельствующие о том, что они ознакомлены со своими должностными обязанностями.

Инструкция по технике безопасности по работе с оборудованием, являющимся источником повышенной опасности, также относится к обязательным документам, которые потребуют проверяющие. Обязательный минимум, который должен быть на предприятии, – это инструкция по охране труда, в том числе для операторов и пользователей компьютеров.

Кстати, все кадровые приказы должны быть обязательно оформлены на специальных бланках. Альбом унифицированных форм первички по учету труда и его оплаты утвержден постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Инспектор также попросит представить инструкцию о защите персональных данных, правила противопожарной безопасности, штатные расписания, графики отпусков, положения об оплате труда. Он обязательно проверит, со всеми ли приказами ознакомлен сотрудник.

Технология общения

Любой сотрудник в компании должен быть готов к неожиданной проверке. И главное, он должен четко представлять, как вести себя с чиновниками. Для этого Константин Николаев советует провести обучение персонала. Помимо этого приказом руководства утвердить памятку и инструкцию по взаимодействию с контролерами.

Инструкция основана на законодательстве. В ней руководство фиксирует указания сотрудникам о правилах поведения на проверках. Там можно записать, что персонал компании может быть задействован в проверке только с согласия руководства. Потом дать перечень полномочных представителей фирмы, которые могут дать такое разрешение или представлять фирму во время проверки.

В инструкции также следует написать, что сотрудники компании должны незамедлительно сообщить о проверке руководству. Обезопасить фирму можно и фразой о том, что вести разговоры и отвечать на вопросы контролеров персоналу компании запрещено. Кстати, требование это абсолютно правомерно. Памятка дублирует инструкцию в сокращенном варианте и всегда находится у сотрудника.

Три самых важных документа

Иски к налоговой службе – не редкость для московского арбитража. Однако компания должна правильно подготовиться и распланировать весь судебный процесс. По словам второго лектора, Рашита Нагаева, судьи Арбитражного апелляционного суда города Москвы, каждой фирме необходимо знать три основных документа. Все они неразрывно связаны друг с другом и разъясняют некоторые вопросы разрешения споров между чиновниками и налогоплательщиками.

Первый документ является совместным постановлением Пленумов Верховного и Высшего Арбитражного Судов (постановления Пленума ВС № 41, Пленума ВАС № 9 от 11 июня 1999 г.). В нем рассматриваются вопросы, связанные с введением в действие Налогового кодекса.

Во втором документе Высший Арбитражный Суд разъясняет, кто конкретно несет ответственность за налоговые нарушения (постановление Пленума ВАС от 28 февраля 2001 г. № 5). Говорит он и о давности взыскания налоговых санкций, а также о некоторых вопросах проведения проверок налоговыми инспекциями.

Третий документ был опубликован весной 2003 года (информационное письмо Президиума ВАС № 71 от 17 марта 2003 г.). В письме высшая судебная инстанция дает рекомендации судам по применению первой части Налогового кодекса. Это информационное письмо самое большое по объему. В нем президиум затрагивает разнообразные вопросы. Например, он разъясняет, кто такие взаимозависимые лица, порядок проведения выездных и камеральных проверок, особенности оформления требования об уплате налогов и другое.

Судитесь правильно!

Если фирма – по своей ли инициативе или по воле инспекции – начинает судиться, то максимально подготовиться к суду необходимо именно в суде первой инстанции. Ведь 80 процентов исхода дела определяется именно там. Причем независимо от того, будет ли дело рассматриваться в апелляции, кассации или надзоре. Именно первая инстанция определяет направление делу, собирает доказательства.

Суть апелляционной инстанции заключается в том, что суд на базе имеющихся фактов переоценивает их. И статистика тут неумолима. 70–90 процентов решений суда первой инстанции как в пользу налогоплательщиков, так и в пользу инспекторов апелляция оставляет в силе.

В апелляционную инстанцию фирма может представлять дополнительные доказательства, если по уважительной причине не могла собрать их ранее. Правда, в середине лета Президиум Высшего Арбитражного Суда вынес постановление относительно возмещения экспортного НДС (постановление Президиума ВАС от 6 июля 2004 г. № 1200/04). Он установил, что документы, которые не рассматривала инспекция, не должны впоследствии приниматься судом. Возникает коллизия. С одной стороны, есть общее правило, согласно которому суд принимает дополнительные доказательства. С другой – в делах о возмещении экспортного НДС суд, следуя постановлению № 1200/04, откажется принимать их.

Кассация проверяет правильность решений первой и апелляционной инстанций, но не переоценивает доказательства. Хотя некоторые суды этим занимаются. А судьи надзорной инстанции проверяют лишь правильность применения материального и процессуального права. В том числе сроки и оформление документов.

Наконец, последняя судебная инстанция – это Высший Арбитражный Суд. Президиум может вынести постановление по конкретному делу. Если практика набирается большая, то суд издает информационные письма. Последнее такое письмо по налоговым вопросам было опубликовано в марте 2003 года (письмо Президиума ВАС № 71 от 17 марта 2003 г.). Пленум Высшего Арбитражного Суда также издает постановления, которые являются обязательными для всех нижестоящих судов.

Как правильно вручить официальный документ инспектору

Представителям фирм важно уметь правильно вручать любые документы как отдельному чиновнику, так и госучреждению в целом. На практике возникает два варианта развития событий. Первый – чиновник соглашается взять документ. Например, представитель фирмы приносит в налоговую инспекцию заявление о зачете налогов. В этом случае на его копии инспектор ставит отметку о приеме: дату, подпись, ее расшифровку, свою должность, штамп учреждения, а также номер входящей корреспонденции. Если госслужащий отказывается ставить эти реквизиты, то представитель фирмы может уточнить их и дописать своей рукой. Кстати, когда бумаги берет руководитель учреждения или его зам, штамп ставить не обязательно.

Второй вариант – когда бюрократы по разным причинам отказываются принимать документы. Причины эти, как правило, незаконны. Предположим, фирма написала жалобу на действия какого-то чиновника руководству инспекции. В этой ситуации проще всего отправить документы по почте – либо ценным письмом с описью, либо заказным письмом. Г-н Николаев советует отправлять документы заказным письмом с уведомлением. Поскольку опись содержимого письма в этом случае работник почты не заверяет, составьте сопроводительное письмо с описью сами. Можете постараться получить почтовый штамп на своем экземпляре сопроводительного письма, но это не обязательно.

Совет

По результатам проверки контролер составляет документ – акт, протокол и т. д. Администрация должна научить сотрудников правильно их подписывать (в случае, если руководство отсутствует). Во-первых, не следует отказываться от подписи документа. Ведь у ревизора может возникнуть соблазн что-то в него дописать.

Во-вторых, сотруднику фирмы лучше поставить подпись с универсальным комментарием: «С возражениями». Сами возражения можно представить позднее, во время административного разбора.

Памятка сотруднику компании

Как себя вести при проверке

1. Если пришла проверка, незамедлительно сообщите об этом по телефону в свою администрацию.
2. Проверьте документы контролеров и, по возможности, снимите с них копии или перепишите оттуда данные (ФИО инспектора, его должность, подразделение и т.п.).
3. Попросите у контролера копию или экземпляр постановления о проверке.
4. Скажите проверяющему, что все пояснения и ответы на вопросы вы можете давать только с разрешения руководства.
5. Если проверяющие все-таки настаивают на пояснениях, то отказывайтесь, обосновывая это тем, что вы подписали должностную инструкцию и вас уволят, если вы ее нарушите. В крайнем случае, отвечайте, что все происходит «в соответствии с действующим российским законодательством».
6. Не предъявляйте документы, которые не относятся к предмету проверки.
7. Если инспектор составит протокол о правонарушении, не отказывайтесь ставить свою подпись. Однако рядом с подписью напишите фразу: «С возражениями». Если проверяющий спросит, когда вы представите возражения, отвечайте, что уполномоченный представитель фирмы с ним свяжется и обговорит этот вопрос.
8. Всегда держите памятку при себе. Не давайте ее в руки проверяющему.

Чиновнику на проверке нельзя:

1. Требовать от персонала нарушать его должностные обязанности.
2. Осуществлять контрольные мероприятия в отсутствие руководителя или полномочного представителя компании.
3. Требовать предъявить или изымать документы (товары, материалы, образцы и т. п.), если они не являются предметом проверки.
4. Досматривать без добровольного согласия личные вещи и проводить обыск сотрудников. Процедура досмотра личных вещей и обыск без согласия сотрудника требует специальной санкции.

Редакция благодарит за помощь в подготовке материала организатора семинара – учебный департамент компании «Евроменеджмент».